Datenschutzerklärung
Mit den folgenden Informationen möchten wir ihnen gemäß Art. 13 DS-GVO einen Überblick über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten durch uns und ihre Rechte aus den Datenschutzgesetzen geben.
Der Besuch unserer Internetseiten ist grundsätzlich ohne Eingabe personenbezogener Daten möglich. Sofern sie sich jedoch als Beschäftigter der Universität Jena registrieren und einloggen, werden personenbezogener Daten verarbeitet. Hiermit möchten wir sie über diese Verarbeitungen informieren.
1. Verantwortlicher im Sinne der DS-GVO
Friedrich-Schiller-Universität Jena
Fürstengraben 1, 07743 Jena, Deutschland
Telefon: +49 3641 9-401000
E-Mail:
Vertreter des Verantwortlichen: Professor Dr. Andreas Marx
Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragte
Stabsstelle Informationssicherheit und Datenschutz
Telefon: +49 3641 9-401603
E-Mail:
Verantwortlich für die Webseite https://cgf-inventory.uni-jena.de/index.php
Dr. Jürgen Vitz
Institut für Organische Chemie und Makromolekulare Chemie
Friedrich-Schiller-Universität Jena
Humboldtstr. 10
07743 Jena
Tel.: 03641 948563
E-Mail:
2. Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitungen
Im Folgenden erklären wir ihnen die Zwecke der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Diese erfolgt zur Ausübung dienstlicher Aufgaben der Universität und die Rechtsgrundlage ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO i. V. m. § 16 ThürDSG und § 5 Abs. 1 ThürHG. Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten nicht auf die vorstehend genannte Rechtsgrundlage beruht, holen wir vor der Verarbeitung ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO ein.
2.1 Registrierung als Benutzer, um Zugang zum geschützten Nutzerbereich zu erhalten
Sie haben die Möglichkeit, sich auf unserer Internetseite unter Angabe von personenbezogenen Daten zu registrieren. Hierfür verarbeiten wir Ihren Vor- und Familiennamen, ihr Passwort und ihre dienstliche E-Mailadresse (@uni-jena.de).
Durch eine Registrierung auf unserer Internetseite wird ferner die IP-Adresse, das Datum sowie die Uhrzeit der Registrierung gespeichert. Die von Ihnen eingegebenen personenbezogenen Daten werden lediglich für die Bereitstellung des Zugangs zum geschützten Bereich verwendet. Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte erfolgt nicht.
Alle registrierten Nutzenden sind für die anderen registrierten Nutzenden nach Login sichtbar mit Angaben zu Namen, E-Mailadresse, Telefonnummer, Arbeitsort. Dies dient zum Zweck der Rückfrage zur Verfügbarkeit der bestellten und eingetragenen Chemikalien, oder Informationen sowie Rückfragen zu Verbrauchsmitteln und Geräten. Auch die Sicherheit in den Laboren und die schnelle Erreichbarkeit in Fall von Unfällen oder Havarien muss gewährleistet sein.
2.2 Datenverarbeitung für Schlüssel-/Transponder/Laborbuch-Verwaltung
Die im Bereich „Schlüssel & Transponder“ erhobenen personenbezogenen Daten werden im Rahmen der Zugangsverwaltung zu den geschützten Laborbereichen von zugriffsberechtigten Personen der Universität Jena verarbeitet. Hier sind Angaben zu Name, Zuordnung Organisationseinheit, E-Mail, Telefon, falls gewünscht ein Verweis auf die eigene Homepage (dienstlich), Institut, Büro, Gebäude/Adresse, Arbeitsgruppe sowie der/die konkret zugewiesene Schlüssel/Transponder und der Zeitpunkt von Ausgabe und Rückgabe notwendig, um eine Rückverfolgbarkeit zu ermöglichen. Zur Dokumentation der Ausgabe und Rückgabe wird außerdem eine Unterschrift erfasst (aktuell als hochgeladenes, unterschriebenes PDF; perspektivisch als elektronische Signatur über ein Unterschriftenpad) und in der Datenbank gespeichert; der Zugriff darauf ist auf berechtigte Administrator:innen und Schließanlagenverantwortliche beschränkt.
2.3 Datenverarbeitung für allgemeine Bestellungen Verbrauchsmittel und Geräte
Die im „Equipment & Supplies“ erhobenen personenbezogenen Daten werden im Rahmen der Bestellung von Forschungs-Chemikalien, Verbrauchsmittel, Geräten, etc. von zugriffsberechtigten Personen der Universität Jena verarbeitet. Hier sind Angaben zu Name, Zuordnung Organisationseinheit, E-Mail, Telefon, Institut, Büro, Affiliation, Labor, Gebäude/Adresse Bestelldatum, Kostenstelle, PSP, BANF notwendig, um eine ordnungsgemäße Bestellabwicklung zu ermöglichen.
2.4 Datenverarbeitung für ChemStore-Bestellungen
Die im „ChemStore“ erhobenen personenbezogenen Daten werden im Rahmen der Bestellung von Chemikalien von zugriffsberechtigten Personen der Universität Jena verarbeitet. Hier sind Angaben zu Name, Zuordnung Organisationseinheit, E-Mail, Telefon, Institut, Büro, Affiliation, Labor, Gebäude/Adresse Bestelldatum, Kostenstelle, PSP, BANF notwendig, um eine ordnungsgemäße Bestellabwicklung zu ermöglichen.
2.5 Weitere Pflichtangaben nach Art. 13 DS-GVO
Die Bereitstellung der oben genannten personenbezogenen Daten ist für die Registrierung und Nutzung des geschützten Bereichs von cgf-inventory.uni-jena.de erforderlich; ohne diese Angaben ist eine Registrierung bzw. die Nutzung der jeweiligen Funktion (z. B. Bestellungen, Schlüssel-/Transponderverwaltung) nicht möglich. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DS-GVO findet nicht statt. Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer außerhalb der EU/des EWR findet nicht statt; die im Rahmen von ChemStore genutzte externe Schnittstelle (Revvity Signals) wird auf einem Server innerhalb der EU (Frankfurt am Main) betrieben.
3. Sicherheit
Diese Seite nutzt zur Gewährleistung der Sicherheit der Datenverarbeitung und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Bestellungen oder Logindaten, eine TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass in der Adresszeile des Browsers statt einem "http://" ein "https://" steht und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Darüber hinaus setzen wir u. a. folgende weitere technische und organisatorische Maßnahmen ein: Passwort-Hashing, eine Domain-Whitelist (*.uni-jena.de), Maßnahmen zur Bot-/Spam-Abwehr (PowCAPTCHA, OSpam-a-not, SpambotCheck, fail2ban) sowie das zentrale Datensicherheitskonzept des URZ.
4. Cookies
Wir verwenden lediglich technisch notwendige Cookies, die nach 15 Minuten Inaktivität automatisch gelöscht werden. Sie dienen der korrekten Darstellung der Webseite, nötig für das Content Management Systems Joomla.
5. Betroffenenrechte
Ihnen stehen die folgenden Betroffenenrechte frei.
Recht auf Auskunft Art. 15 DS-GVO
Sie haben jederzeit das Recht zu erfahren, ob wir von ihnen Daten verarbeiten und wenn ja, welche sowie eine Kopie dieser Daten nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen zu erhalten.
Recht auf Berichtigung Art. 16 DS-GVO
Sie haben das Recht, unrichtige bzw. unvollständige personenbezogene Daten berichtigen bzw. vervollständigen zu lassen.
Löschung Art. 17 DS-GVO
Sie haben das Recht, die Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn einer der in Art. 17 Abs. 1 DS-GVO genannten Gründe vorliegt, z. B. wenn die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind.
Einschränkung der Verarbeitung Art. 18 DS-GVO
Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn einer der in Art. 18 Abs. 1 DS-GVO genannten Gründe vorliegt, z. B. wenn sie die Richtigkeit der Daten bestreiten während der Dauer der Prüfung.
Datenübertragbarkeit Art. 20 DS-GVO
Sie haben das Recht zu verlangen, dass wir Ihnen Ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format zur Verfügung stellen oder sie auf Ihren Wunsch an einen anderen Verantwortlichen überträgt, soweit dies technisch machbar ist.
Widerspruch Art. 21 DS-GVO
Sie haben das Recht, einer Datenverarbeitung zu widersprechen, wenn Sie persönlich besondere Gründe anführen können, welche die Verarbeitung unverhältnismäßig erscheinen lassen.
Widerruf einer datenschutzrechtlichen Einwilligung
Sie haben das Recht, eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.
Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz über die Datenverarbeitung in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten zu beschweren, z. B. bei der für die FSU zuständigen Aufsichtsbehörde. Dies ist der Thüringer Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (TLfDI), Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt.
6. Speicherdauer von personenbezogenen Daten
Die personenbezogenen Daten werden solange verarbeitet wie sie Mitglied in den Arbeitsgruppen sind. Mit Ausscheiden aus dem Beschäftigungsverhältnis mit der Universität Jena bzw. mit einem Wechsel an einen anderen Lehrstuhl wird der Zugang gesperrt und lediglich der Mitarbeitername sowie das interne Kürzel aufgrund von Dokumentationszwecken gespeichert. Bestelldaten aus Chemikalien- und Ausrüstungsbestellungen werden für Abrechnungs- und Dokumentationszwecke entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.
Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand: September 2026.